Ако една компания не позволява изпращането на обемни данни по електронна поща, тя не оставя избор на служителите си освен те да разчитат на личните си акаунти. Понякога те изпращат обемното съобщение до ИТ отдела с молба те да препратят писмото.

Служителите на големите компании изпращат данни чрез личните си електронни пощи или използват дискове и куриер за пренасяне на информация. Анализатори от Osterman Research са наблюдавали как на практика това се случва и са стигнали до извода, че без въвеждането на утвърдена политика, проблемът не може да се реши.

Малко цифри: 28% от работното време на един служител минава в занимаване с и-мейли - писане, изпращане, отговаряне и т.н. 29% от и-мейлите съдържат прикачени файлове. Една-пета от тях са по-големи от 5 MB. Според Osterman нормалният начин за изпращане на данни днес е именно чрез и-мейл, въпреки че това не е първоначалната цел на този канал за комуникации.

Всеки седми участник в проучването (68%) посочва сигурността като основен проблем при изпращането на данни на други хора. Друга тревога за служителите е и мониторингът, който се извършва от ИТ отдела (44%).

Анализаторите са наблюдавали какво правят служителите, когато не могат чрез служебните си пощи да изпратят големи прикачени файлове. Тогава 82% от тях използват за целта своите акаунти, 80% записват данните на физически носител и ги изпращат по куриер, а 73% изпращат съобщението до ИТ отдела с молба те да го препратят до когото е насочено. 71% използват чат програми.

Много фирми имат ясни политики за използването на лична електронна поща на работа.